流程管理,不仅能帮助到管理者的工作有序、信息传递高效以及工作效率的提升,同时它能从整体上提升流程运转效率,节省人力、物力、财力等管理成本,达到资源合理配置、组织精简高效、管理过程优化、最终达到提升客户的满意度以及增强企业的竞争力
前面已经提到流程的概念就是个人或团队为了实现某种业务目标而执行的一系列可重复的任务,简言之就是指工作的方向,那么,对于流程的管理具体又是什么呢?
01 流程管理的核心
流程管理是由管理大师迈克尔.哈默于1990年提出来的,它的核心其实是源于业务的再造,即BPR。是以业务流程为导向,从企业战略及客户需求出发,以达成客户满意度及提高企业竞争力为目标。
下面通过一个请假流程的示例来说明一下,什么是流程化管理?下面看一张图
这是一个很简单的请假流程,虽然简单,但是流程非常标准,包含了开始、执行及结束,其中开始称为输入;执行称为过程;结束称为输出,可进一步解释如下:
输入:指的是请假的准备工作,包括请假的类型、时间、原因等。
过程:则是指请假单据产生后,需要经由上级主管审批这一环节,主管决定是否批准。
输出:指的是请假后经由主管审批和一个结果,即批准还是不批准。
02 流程管理的内容
对于一个流程管理的描述,其实就是一件可以用口头复述清楚的一件事情,比如你有剩余年假5天,你想明天请假休息,这时你就写一个请假单,上面写好姓名;请假类型:年假;请假时间:2022年12月10号;请假原因:休年假。写完你就将请假单递交给主管审批,主管看到后,认为可以,即批准,但如果明天有重要事项非你在场不可,则可能他不批准。就这么简单,这就是一个请假的流程描述。
由此,我们可以从这个简单的示例中总结得知,流程包含了三个基本要素,即输入、过程和输出;而流程管理,则对这种流程中各个环节执行的一个管理。
从企业的角度而言,就是把企业的业务流程作为导向,分解各个流程节点的执行任务,分析任务执行的效率,并对其进行不断改造和创新,以便提高流程节点的执行效率,减少流程运转时间,而大大小小的流程构成了全流程,流程与流程之间需要做到通畅,无缝连接,强调全流程的绩效表现。
流程是流程管理的核心,企业的管理工作实际上就是对流程进行管理,可以说流程管理是由一系列管理工作组成的集合,包括了很多内容,比如制度管理、资源管理、流程执行与监督等。
因此,流程管理又可以理解为以一套流程为核心,包括制度、资源、执行及监督等管理手段的管理体系。
03 流程管理的作用
通过以上示例以及对流程管理的阐述分析,可以得到流程管理至少能带来如下三个方面的作用。
其一:工作思路清晰。流程就是把许多混乱无序的工作组织一起,让管理变得井井有条,能最大程度地让管理者看清事情处理的轻重缓急,明确工作思路,知道哪个应该先做,哪个后做,什么时候做,什么事情需要重点做,什么职责该负责哪些权限等等,让管理者做到思路清晰,并能腾出更多时间和精力来从整体上看待问题,实现由局部到整体的思路转变。
其二:信息传递高效。企业的制度与政策,需要各个部门去执行,但如果执行不力,则会造成管理乱象,实际上就是流程执行过程中存在瓶颈,盲点,导致信息传递不力。
比如开一个管理会议,如果按照传统的会议通知模式,让秘书一个部门一个部门地去通知,显然效率低下且非常耗时,但如果将会议管理纳入到一个会议管理系统流程中去执行,则所有部门通知及接收信息等流程均在系统中运行,状态清晰明了,让信息之间的传递高效。
其三:工作效率提高。流程管理除了将无序混乱的工作进行规范外,那么,它还有一个很重要的变化,就是各部门执行流程时,受到了流程的推进与约束,不再单独自行其事甚至恣意妄为,这样的好处就是工作任务的执行效率提高。
比如:传统的单据审批,可能放在领导的桌面上几天,其它部门也难觉察出问题出在哪,但如果纳入到系统流程中统一管理,则审批的动作就是一个流程节点,审批人是谁?审批状态如何?审批耗时多长?……在整个系统中一清二楚,这样就能通过流程约束能让审批者的工作效率提高。
总之,通过流程管理,不仅能帮助到管理者的工作有序、信息传递高效以及工作效率的提升,同时它也能从整体上提升流程运转效率,节省人力、物力、财力等管理成本,达到资源合理配置、组织精简高效、管理过程优化、最终达到提升客户的满意度以及增强企业的竞争力。